Fallstudien

15+ Case Studies.
Vom Posteingang bis an die Tür.

Jede Studie zeigt die Challenge, unseren Ansatz und das Ergebnis in Zahlen.

Eine Anwaltskanzlei · Backoffice & Organisation

Zahlungserinnerungen schreiben sich selbst.

Offene Rechnungen anschreiben, im richtigen Ton, zur richtigen Zeit: 8 Stunden pro Woche. Wir haben das Erinnern neu gebaut. Die Erinnerungen schreiben sich nach einem vereinbarten Stufenplan selbst, im Ton des Hauses, und jede einzelne gibt ein Mensch frei. Aus 8 Stunden pro Woche wurde 1. Seit Q3/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Offene Rechnungen anschreiben, im richtigen Ton, zur richtigen Zeit. 8 Stunden pro Woche.

Unser Ansatz

Die Erinnerungen schreiben sich nach einem vereinbarten Stufenplan selbst, 3 Stufen, im Ton des Hauses. Jede einzelne gibt ein Mensch frei, bevor sie das Haus verlässt.

Das Ergebnis

Aus 8 Stunden pro Woche wurde 1 Stunde. Das macht rund CHF 31'000 pro Jahr frei. Der Ton bleibt der eigene, die Kontrolle auch.

Ein Gartenbaubetrieb · Backoffice & Organisation

Die Offerte schreibt sich aus dem Katalog.

Offerten entstanden aus einem grossen Positionskatalog: heraussuchen, zusammensetzen, prüfen, 4 Stunden pro Woche. Wir haben den Ablauf neu gebaut: die Offerte stellt sich aus dem Katalog selbst zusammen, der Mensch entscheidet. Aus 4 Stunden pro Woche wurden 35 Minuten. Seit Q3/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Offerten entstanden aus einem grossen Positionskatalog: heraussuchen, zusammensetzen, prüfen. 4 Stunden pro Woche.

Unser Ansatz

Die Offerte stellt sich aus dem Katalog selbst zusammen, der Mensch entscheidet. Jede vorgeschlagene Zeile muss auf eine echte historische Position zurückführbar sein, sonst fliegt sie raus. Weil oft ohne Netz gearbeitet wird, läuft eine Variante komplett offline.

Das Ergebnis

Aus 4 Stunden pro Woche wurden 35 Minuten. Das macht rund CHF 15'000 pro Jahr frei. Kein erfundener Preis landet im Angebot.

Eine Arztpraxis · Mail & Kommunikation

Die Antwort wartet schon im Postfach.

25 antwortpflichtige Mails pro Woche, jede kostete 8 Minuten: lesen, Kalender prüfen, formulieren. Wir haben den Posteingang neu gedacht: in jedem Thread wartet schon der fertige Antwort-Entwurf, mit echten freien Terminslots aus dem Kalender. Aus 8 Minuten pro Mail wurden 2 Minuten fürs Prüfen und Senden. Gesendet wird immer von Hand, mit Absicht. Seit Q3/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

25 antwortpflichtige Mails pro Woche, jede 8 Minuten: lesen, Kalender prüfen, formulieren, formatieren. Die Antworten blieben liegen, bis jemand Zeit fand.

Unser Ansatz

In jedem Thread wartet schon der fertige Antwort-Entwurf, mit echten freien Terminslots aus dem Kalender. Das System liest nur, markiert nichts als gelesen und sendet nie selbst. Senden bleibt Handarbeit, mit Absicht.

Das Ergebnis

2 Minuten statt 8 pro Mail: prüfen, anpassen, senden. Bei 25 Mails pro Woche macht das rund CHF 11'000 pro Jahr frei.

Ein Immobilienbüro · Mail & Kommunikation

Jede Mail findet ihren Kontakt.

5 Postfächer, 1 CRM, dazwischen Handarbeit: Wer hat wem geantwortet, welcher Interessent wartet? 2 Stunden pro Woche gingen ins Zuordnen, und trotzdem fehlte der Verlauf. Wir haben den Abgleich neu gedacht: alle 5 Minuten hängt sich jede Mail selbst an den richtigen Kontakt. Aus 2 Stunden Zuordnen pro Woche wurden 10 Minuten. Seit Q3/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

5 Postfächer, 1 CRM, dazwischen Handarbeit. Wer hat wem geantwortet, welcher Interessent wartet? 2 Stunden pro Woche gingen ins Zuordnen, und trotzdem fehlte der Verlauf.

Unser Ansatz

Alle 5 Minuten hängt sich jede Mail selbst an den richtigen Kontakt, über alle 5 Postfächer hinweg. Sichere Zuordnungen macht das System allein. Riskante legt es einem Menschen vor.

Das Ergebnis

Beim Start standen 56 Mails aus 2 Wochen an: 30 zugeordnet, 26 geparkt, 0 Fehler. Heute bleiben 10 Minuten pro Woche, nur fürs Bestätigen der riskanten Fälle. Das macht rund CHF 8'000 pro Jahr frei.

Beim Start: 56 Mails aus 2 Wochen, 30 zugeordnet, 26 geparkt, 0 Fehler
Eine Vertriebsagentur · Vertrieb & Leads

Die Follow-up-Mail schreibt sich selbst.

Nach einem Türbesuch gehört die Mail am selben Tag raus. Von Hand hiess das: Kontext suchen, formulieren, formatieren, 12 Minuten pro Besuch, oft erst spätabends. Wir haben den Ablauf neu gedacht: der Entwurf schreibt sich selbst und wartet im Postfach der Person, die an der Tür war. Statt am nächsten Tag geht die Mail heute 5 Minuten bis 3 Stunden nach dem Besuch raus. Seit Q2/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Nach einem Türbesuch gehört die Mail am selben Tag raus. Von Hand: Kontext suchen, formulieren, formatieren. 12 Minuten pro Besuch, oft erst spätabends.

Unser Ansatz

Der Entwurf schreibt sich nach dem Besuch selbst und legt sich ins Postfach der Person, die an der Tür war. CRM und System schreiben mit, der Kontext steckt schon drin. Fehlt die Mail-Adresse, sucht das System sie selbst im Web.

Das Ergebnis

Prüfen, senden, Feierabend: 2 Minuten statt 12 pro Besuch. Die Mail geht 5 Minuten bis 3 Stunden nach dem Besuch raus statt am nächsten Tag. Das macht rund CHF 7'000 pro Jahr frei.

Eine Physiopraxis · Mail & Kommunikation

Termine buchen ohne Hin und Her.

Terminfindung lief per Ping-Pong: Slot vorschlagen, warten, eintragen, bestätigen, 10 Minuten pro Buchung. Wir haben die Buchung neu gedacht: ein Link zeigt echte freie Slots, der Patient klickt. Kontakt, Kalendereintrag, Team-Nachricht und Bestätigungsmail entstehen im selben Moment von selbst. Aus 10 Minuten pro Buchung wurden 0. Seit Q2/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Terminfindung lief per Ping-Pong: Slot vorschlagen, warten, eintragen, bestätigen. 10 Minuten pro Buchung, verteilt über Tage.

Unser Ansatz

Ein Buchungslink zeigt echte freie Slots aus dem Kalender. Der Patient wählt und klickt. Kontakt, Kalendereintrag, Team-Nachricht und Bestätigungsmail entstehen im selben Moment von selbst.

Das Ergebnis

0 Minuten pro Buchung: alles entsteht beim Klick. Das Hin und Her entfällt komplett. Das macht rund CHF 4'000 pro Jahr frei.

Eine Vertriebsagentur · Vertrieb & Leads

Leads von der Tür direkt ins CRM.

Der Aussendienst klingelt bei Betrieben in der Region. Jeder Besuch endete als Zettel, abgetippt wurde am Abend, manche Zettel verschwanden. Wir haben die Erfassung neu gedacht: eine App auf jedem Team-Handy, der Lead legt sich direkt an der Tür selbst an. Aus 4 Minuten pro Lead wurden 45 Sekunden, verloren geht keiner mehr. Seit Q2/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Jeder Türbesuch endete als Zettel: Name, Nummer, Notiz. Bis zum Abtippen am Abend vergingen Stunden. Manche Zettel verschwanden unterwegs, und mit ihnen der Lead.

Unser Ansatz

Eine App auf jedem Team-Handy. Kontakt, Notiz und Foto werden direkt an der Tür erfasst. Der Lead legt sich selbst im CRM an, bevor der Aussendienst wieder im Auto sitzt.

Das Ergebnis

Aus 4 Minuten pro Lead wurden 45 Sekunden, das sind 80% weniger Zeit pro Lead. Seit dem Start ging kein einziger Lead verloren. Das macht rund CHF 3'000 pro Jahr frei.

Läuft als App auf jedem Team-Handy
Eine Vertriebsagentur · Vertrieb & Leads

Kein Lead fällt mehr durch.

Die Lead-Liste lebte in einer Tabelle, erinnern musste sich jeder selbst. 45 Minuten Pflege pro Woche, und trotzdem rutschten Kontakte durch. Wir haben die Wiedervorlage neu gedacht: sie sortiert sich jeden Morgen von selbst nach heute, überfällig und diese Woche. Aus 45 Minuten Pflege pro Woche wurden 0. Seit Q2/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Die Lead-Liste lebte in einer Tabelle. Wer nachfassen wollte, musste sich selbst erinnern. 45 Minuten Pflege pro Woche, und trotzdem rutschten Kontakte durch.

Unser Ansatz

Die Wiedervorlage sortiert sich jeden Morgen von selbst: heute, überfällig, diese Woche. Die Erfassung an der Tür und der Mail-Abgleich schreiben direkt hinein. Erinnern muss sich niemand mehr.

Das Ergebnis

0 verpasste Wiedervorlagen, 100% weniger Nachfass-Aufwand. Die 45 Minuten Listenpflege pro Woche entfallen. Das macht rund CHF 3'000 pro Jahr frei.

Ein Handwerksbetrieb · Wissen & KI

Das Firmenwissen antwortet in Sekunden.

Was bei einem Kunden entschieden wurde, stand irgendwo in einem Ordner: suchen, öffnen, durchlesen, 10 Minuten pro Frage. Wir haben den Weg zum Wissen neu gedacht. Jetzt fragt das Team im Chat, und die Antwort kommt in Sekunden aus den eigenen Dokumenten, mit Quellenangabe. Aus 10 Minuten pro Frage wurde weniger als 1. Seit Q2/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Was bei einem Kunden entschieden wurde, stand irgendwo in einem Ordner. Eine Antwort finden hiess: Dokumente öffnen und durchsuchen, 10 Minuten pro Frage.

Unser Ansatz

Die Dokumente des Betriebs bilden eine Wissensbasis, 73 Stück, nächtlich aktualisiert. Gefragt wird im Team-Chat. Die Antwort kommt aus den eigenen Dokumenten und nennt ihre Quelle.

Das Ergebnis

Aus 10 Minuten pro Frage wurde weniger als 1. Niemand wühlt mehr durch Ordner. Das macht rund CHF 3'000 pro Jahr frei.

73 Dokumente als Wissensbasis, nächtlich aktualisiert
Ein Beratungsunternehmen · Vertrieb & Leads

Die Kennzahlen tragen sich selbst ein.

Posts planen, Kennzahlen nachtragen, Überblick behalten: 1 Stunde pro Woche, verteilt auf viele kleine Unterbrüche. Wir haben das System neu gebaut: eine Post-Bibliothek, ein Kennzahlen-Tracker und ein Wochen-Brief, der freitags von allein erscheint. Aus 1 Stunde pro Woche wurden 15 Minuten. Seit Q3/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Posts planen, Kennzahlen nachtragen, Überblick behalten: 1 Stunde pro Woche, verteilt auf viele kleine Unterbrüche.

Unser Ansatz

Eine Post-Bibliothek hält die Inhalte, ein Tracker die Kennzahlen. Der Wochen-Brief erscheint freitags von allein. Zusammensuchen und Nachtragen entfallen.

Das Ergebnis

Aus 1 Stunde pro Woche wurden 15 Minuten. Das macht rund CHF 3'000 pro Jahr frei.

Ein Handwerksbetrieb · Backoffice & Organisation

Die Spesenabrechnung baut sich selbst.

Belege sammeln, abtippen, PDF und Excel von Hand bauen: 3 Stunden an jedem Monatsende. Wir haben die Abrechnung neu gedacht. Ein Foto pro Beleg, die Felder lesen sich selbst aus, am Monatsende genügt ein Knopf. Aus 3 Stunden pro Monat wurden 10 Minuten. Seit Q2/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Belege sammeln, abtippen, PDF und Excel von Hand bauen. 3 Stunden an jedem Monatsende.

Unser Ansatz

Beleg fotografieren, die Felder lesen sich selbst aus. Am Monatsende genügt ein Knopf: das ZIP mit PDF, Excel und allen Belegen baut sich von allein.

Das Ergebnis

Aus 3 Stunden pro Monat wurden 10 Minuten. Das macht rund CHF 3'000 pro Jahr frei.

Ein Bauunternehmen · Backoffice & Organisation

Die Wochenauswertung schreibt sich selbst.

4 Personen, 4 Stundenzettel, jede Woche dasselbe: einsammeln, übertragen, auswerten, 45 Minuten pro Woche. Wir haben die Erfassung neu gebaut: eine Start-Stop-Uhr auf dem Handy. Die Wochenauswertung entsteht von allein, Einsammeln und Übertragen entfallen. Aus 45 Minuten pro Woche wurden 5. Seit Q2/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Stundenzettel von 4 Personen mussten jede Woche eingesammelt, übertragen und ausgewertet werden. Das kostete 45 Minuten pro Woche, jede Woche.

Unser Ansatz

Eine Start-Stop-Uhr auf dem Handy ersetzt die Zettel. Jede Person startet und stoppt ihre Zeit direkt am Gerät. Die Wochenauswertung entsteht von allein, Einsammeln und Übertragen entfallen.

Das Ergebnis

Aus 45 Minuten pro Woche wurden 5. Das macht rund CHF 3'000 pro Jahr frei.

Ein Bauunternehmen · Backoffice & Organisation

Die ganze Firma in einem System.

Aufgaben in einer App, Projekte in der zweiten, Termine in der dritten, Leads in einer Tabelle. Jeder Wechsel kostete Kontext, und kein Werkzeug kannte das andere. Wir haben die Arbeitsumgebung neu gedacht: ein System für Listen, Boards, Kalender, Gantt und Leads, gebaut für genau diese Abläufe. Aus 4 getrennten Werkzeugen wurde 1. Seit Q3/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Aufgaben, Projekte, Termine und Leads lebten in 4 getrennten Werkzeugen. Jeder Wechsel kostete Kontext. Wer den Überblick wollte, musste alle 4 öffnen.

Unser Ansatz

Ein System für alles: Listen, Boards, Kalender, Gantt und Leads, gebaut für genau diese Abläufe. Die übrigen Abläufe auf dieser Seite schreiben direkt hinein. Neue Einträge legen sich selbst an, statt abgetippt zu werden.

Das Ergebnis

4 Werkzeuge wurden zu 1. Termine, Aufgaben, Projekte und Leads stehen am selben Ort. Was der Umbau trägt, zeigen die übrigen Fallstudien auf dieser Seite: sie schreiben direkt hinein.

Termine, Aufgaben, Projekte und Leads in einem System
Eine Vertriebsagentur · Vertrieb & Leads

Jeder Lead kommt fertig recherchiert an.

Zu jedem offenen Lead gehört eigentlich Recherche: Was macht der Betrieb, wie gross ist er, was läuft dort? 5 Minuten pro Lead, und real hat das niemand gemacht. Wir haben die Recherche neu aufgesetzt: sie läuft jetzt nachts. Jeden Morgen um 07:00 stehen bis zu 50 fertig recherchierte Leads im CRM, bevor jemand im Büro ist. Seit Q2/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Zu jedem offenen Lead gehörte eigentlich Recherche: Was macht der Betrieb, wie gross ist er, was läuft dort? 5 Minuten pro Lead. Real hat das niemand gemacht.

Unser Ansatz

Die Recherche läuft jetzt nachts. Der Ablauf sucht zu jedem offenen Lead die Angaben zusammen und schreibt den Kontext direkt ins CRM.

Das Ergebnis

Jeden Morgen um 07:00 sind bis zu 50 offene Leads fertig recherchiert, bevor jemand im Büro ist. Der erste überwachte Lauf: 0 erfundene Angaben. Diese Arbeit gab es vorher schlicht nicht.

Erster überwachter Lauf: 0 erfundene Angaben
Eine Vertriebsagentur · Vertrieb & Leads

Visitenkarte fotografieren, Kontakt steht.

Nach jedem Termin lagen Visitenkarten im Auto. Abtippen hiess 8 Felder pro Karte: Name, Firma, Mail, Telefon und mehr. Wir haben den Schritt neu gedacht: ein Foto reicht, die Felder füllen sich selbst. Was vorher Tipparbeit war, dauert heute unter 10 Sekunden pro Karte. Seit Q2/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Nach Terminen sammelten sich Visitenkarten im Auto. Jede Karte hiess Abtippen: Name, Firma, Mail, Telefon, 8 Felder von Hand.

Unser Ansatz

Die Karte wird fotografiert, die 8 Felder lesen sich selbst aus. Ein Blick zum Prüfen, speichern, fertig. Der Leser steckt in derselben App wie die Erfassung an der Tür.

Das Ergebnis

Unter 10 Sekunden pro Karte, gemessen im Betrieb. Das Abtippen entfällt komplett, kein Kontakt bleibt mehr im Auto liegen.

Eine Hauswartung · Wissen & KI

Das Sprachmemo wird zum Firmenwissen.

Direkt nach einem Kundenbesuch weiss der Kopf am meisten. Genau dieses Wissen ging verloren, weil Abtippen 20 Minuten pro Memo gekostet hätte. Wir haben den Weg umgedreht: das Memo wird ins Handy gesprochen. Über Nacht macht es sich selbst zum durchsuchbaren Eintrag im Firmenwissen. Seit Q2/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Direkt nach einem Besuch weiss der Kopf am meisten, und genau das ging verloren. Abtippen hätte 20 Minuten pro Memo gekostet, also blieb es beim Gedächtnis.

Unser Ansatz

Das Memo wird ins Handy gesprochen, direkt nach dem Besuch. Der Ablauf schreibt es ab, ordnet es zu und legt es im Firmenwissen ab.

Das Ergebnis

Über Nacht wird aus dem gesprochenen Memo ein durchsuchbarer Eintrag. 20 Minuten Abtippen pro Memo entfallen. Wissen, das früher verloren ging, bleibt jetzt im Betrieb.

Ein Beratungsunternehmen · Backoffice & Organisation

Fremdwährungs-Spesen rechnen sich selbst um.

Mitarbeitende reisen, die Belege sammeln sich in Mappen. Am Monatsende: Fremdwährungen umrechnen, Pauschalen auflösen, alles zusammenstellen, 3 Stunden. Wir haben den Ablauf neu aufgesetzt: Beleg fotografieren, der Rest läuft von selbst. Das komplette Paket für die Treuhand entsteht von allein, aus 3 Stunden pro Monat wurden 10 Minuten. Seit Q3/2026 produktiv im Einsatz.

Die Challenge

Mitarbeitende reisen, die Belege sammeln sich in Mappen. Am Monatsende hiess es: Fremdwährungen umrechnen, Pauschalen auflösen, alles zusammenstellen. 3 Stunden, jeden Monat.

Unser Ansatz

Beleg fotografieren, den Rest macht das System: auslesen, zum Tageskurs umrechnen, Pauschalen auflösen. Am Monatsende entsteht das komplette Paket für die Treuhand von selbst: PDF, Excel, alle Belege.

Das Ergebnis

Aus 3 Stunden pro Monat wurden 10 Minuten. Die Treuhand erhält ein fertiges Paket statt einer Mappe voller Belege.

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