Übertragen: Dieselbe Angabe an mehreren Orten
Eine Lieferantenrechnung kommt als PDF. Jemand öffnet sie, übernimmt Betrag und Rechnungsnummer ins System und trägt dieselben Angaben nochmals in eine Übersicht ein. Der Inhalt bleibt gleich, sein Ort wechselt.
Achtet auf zwei offene Fenster, Kopieren und Einfügen oder Listen, die jemand von Hand aktuell hält. Fragt die Person bei einem konkreten Eintrag: Woher kommt diese Angabe? An welchen Stellen wird sie nochmals gebraucht? Welche Fassung gilt bei einem Widerspruch?
Prüft zuerst, ob ihr die zweite Erfassung überhaupt braucht. Falls beide Systeme die Angabe benötigen, schaut ihr, ob sie sich aus der bestätigten Quelle übernehmen lässt. Dabei gehört die Kunden- oder Belegkennung mit dazu. Ein Betrag allein sagt noch nicht, zu welchem Vorgang er gehört.
Erstellen: Aus vorhandenen Angaben ein Dokument bauen
Für eine Offerte wird die letzte ähnliche Datei geöffnet. Die zuständige Person tauscht den Kunden aus, kopiert Positionen und passt Mengen an. Ein Teil der Arbeit besteht darin, vorhandene Angaben wieder zusammenzusetzen.
Lasst euch die letzte fertige Offerte zeigen. Was wurde übernommen? Was musste jemand beurteilen? Eine Adresse zu übertragen ist ein anderer Arbeitsschritt als einen Sonderpreis festzulegen. Diese Trennung zeigt, welche Vorbereitung das Team abgeben könnte.
Eine Vorlage kann wiederkehrende Felder ausfüllen, wenn die richtigen Daten vorliegen. Für frei zusammengestellte Positionen wäre ein prüfbarer Vorschlag denkbar. Haltet fest, welche Angaben offenbleiben dürfen und wer das fertige Dokument freigibt.
Nachfassen: Auf einen fehlenden Schritt warten
Eine Kollegin schaut jeden Morgen ins Postfach, ob die zugesagten Unterlagen angekommen sind. Falls sie fehlen, schreibt sie eine Erinnerung. Bis zur Antwort bleibt die Aufgabe auf ihrer Liste.
Sucht nach Wiedervorlagen, markierten Nachrichten und Fragen wie: «Hast du schon etwas gehört?» Haltet fest, welches Ereignis die Aufgabe erledigt. Reicht eine Antwort, oder müssen bestimmte Unterlagen vollständig vorliegen?
Bei einer Erinnerung braucht es neben dem Auslöser auch eine Stoppregel. Die nächste Nachricht darf nur vorbereitet werden, wenn der Punkt noch offen ist. Ist inzwischen eine persönliche Rückfrage eingegangen, übernimmt die zuständige Person. Vielleicht reicht auch eine gemeinsame Statusübersicht, damit das interne Nachfragen entfällt.
Abgleichen: Zwei Angaben auf Übereinstimmung prüfen
Eine Rechnung liegt neben der Bestellung. Jemand vergleicht Positionen, Mengen und Preise. Oder das Team gleicht eine exportierte Liste Zeile für Zeile mit den Einträgen im System ab.
Fragt bei einer gefundenen Abweichung nach: Woran wurde sie erkannt? Welche Unterschiede sind zulässig? Was muss ein Mensch klären? Schreibt eine Regel so auf, dass eine andere Person denselben Fall danach prüfen könnte.
Bei wiederkehrenden Abweichungen lohnt sich ein Blick auf ihre Entstehung. Wird eine Angabe schon beim Erfassen falsch übernommen, setzt ihr dort an. Für den verbleibenden Vergleich könnt ihr prüfen, ob Software passende Einträge zuordnet und die offenen Unterschiede zur Kontrolle vorlegt.
Einen Arbeitstag beobachten, einen Ablauf auswählen
Geht diese vier Arten von Handarbeit mit jemandem durch, der die Aufgaben täglich erledigt. Notiert während eines Arbeitstags konkrete Beispiele. Für jede Aufgabe haltet ihr diese Angaben fest:
- Aufgabe und Auslöser: Was wird getan, und wodurch beginnt es?
- Quelle und Ziel: Woher kommen die Angaben, wo wird das Ergebnis gebraucht?
- Aufwand und Häufigkeit: Wie lange dauert ein Fall, wie oft kommt er vor?
- Prüfung und Ausnahme: Was muss jemand beurteilen, was bleibt gelegentlich liegen?
- Zuständige Person: Wer kann das Ergebnis prüfen und eine Änderung beurteilen?
Wählt danach eine wiederkehrende Aufgabe aus, bei der der Aufwand spürbar und das gewünschte Ergebnis klar ist. Geht einen echten Fall gemeinsam durch. Erst dann entscheidet ihr, welche Schritte entfallen, einfacher werden oder von Software vorbereitet werden sollen.
Aus der Praxis
Lieferantenbelege ablegen und Ausgaben zuordnen