Zuerst klären, wer das Ergebnis braucht
Bei einer wiederkehrenden Aufgabe beginnt die Prüfung beim Empfänger. Wer nutzt das Ergebnis, für welche Entscheidung und zu welchem Zeitpunkt? Das lässt sich am besten an der zuletzt erledigten Aufgabe nachvollziehen. Ihr folgt ihr vom Auslöser bis zur tatsächlichen Verwendung.
Beispiel: Eine wöchentliche Übersicht wird aus vorhandenen Listen zusammengestellt und per E-Mail verschickt. Bevor ihr das Zusammenstellen automatisiert, besprecht ihr mit den Empfängern, welche Angabe sie daraus brauchen und was danach passiert. Vielleicht lässt sich die benötigte Information direkt dort anzeigen, wo die Entscheidung fällt.
Weglassen heisst, die Folgen mitzuprüfen. Ein Schritt kann eine notwendige Kontrolle enthalten oder eine andere Person mit Informationen versorgen. Erst wenn diese Aufgabe geklärt ist, entscheidet ihr gemeinsam, ob der Schritt entfallen oder anders aufgebaut werden kann.
Dann die Regeln aufschreiben
Für die verbleibende Arbeit prüft ihr, welche Entscheidungen bereits eindeutig sind. Was löst den Vorgang aus? Welche Angaben müssen vorhanden sein? Was passiert anschliessend? Je genauer ihr das aufschreiben könnt, desto konkreter lässt sich eine Automatisierung planen.
Im Beispiel könnte die benötigte Übersicht direkt aus bestätigten Einträgen entstehen. Die Zuordnung ist vorgegeben, das Datum bestimmt den Zeitraum und der Empfängerkreis ist bekannt. Diese Teile lassen sich als feste Regeln beschreiben.
Haltet die Ausnahmen gleich daneben fest. Ein fehlender Eintrag, eine doppelte Kundenkennung oder eine nicht erreichbare Ablage brauchen eine definierte Behandlung. Dazu gehört, wer die Meldung erhält und wie der Vorgang nach der Klärung weitergeht. So ist auch der Betrieb des Ablaufs mitgedacht.
KI dort prüfen, wo Inhalte eingeschätzt werden müssen
KI kommt als Möglichkeit hinzu, wenn freie Texte, unterschiedliche Dokumente oder wechselnde Zusammenhänge verarbeitet werden müssen. Ein Modell könnte etwa aus Rückmeldungen offene Fragen herausarbeiten oder Nachrichten zur Prüfung vorsortieren. Ob das zuverlässig genug gelingt, zeigt ein Test mit passenden Beispielen.
Bei unserer Übersicht könnte das ein kurzer Entwurf sein, der offene Punkte aus schriftlichen Rückmeldungen zusammenfasst. Die verantwortliche Person sieht die zugrunde liegenden Nachrichten und bestätigt den Text. Der Abruf der Einträge und die Zeitraumauswahl bleiben fest definierte Schritte.
Für die Auswahl gilt mein Grundsatz: Nehmt die einfachste Umsetzung, die eure vereinbarten Anforderungen erfüllt. Auch Anthropic empfiehlt bei Anwendungen mit Sprachmodellen, zusätzliche Komplexität erst einzuführen, wenn sie für die Aufgabe gebraucht wird. Ein einzelner vorbereitender KI-Schritt kann dafür bereits ausreichen.
Eine Entscheidung für jeden Schritt festhalten
Meine Entscheidungsregel: Klärt zuerst den Bedarf, dann die Regeln und anschliessend den Nutzen einer KI-Einschätzung. Das Ergebnis darf auch sein, einen funktionierenden Ablauf beim Menschen zu lassen. Die passende Aufteilung richtet sich nach der Aufgabe und den Folgen eines Fehlers.
Die gewählte Aufteilung wird anschliessend im Alltag geprüft. Ein Ablauf kann auf Papier eindeutig wirken und bei echten Eingängen viele Ausnahmen zeigen. Plant deshalb einen überschaubaren Versuch und prüft gemeinsam, ob das Team mit den Ergebnissen arbeiten kann.
Zum Mitnehmen: Nehmt eine wiederkehrende Aufgabe und schreibt ihren Empfänger, ihre Regeln und ihre offenen Einschätzungen auf. Daneben steht jeweils die nächste Entscheidung. Damit habt ihr eine konkrete Grundlage, um den Umfang eines möglichen Projekts zu besprechen.
Aus der Praxis
Geschäftsmails beim richtigen Kontakt sammeln